# IWS FIBU 2020

Anwenderhandbuch V1.0 - 26.07.2020

# Vorwort

Herzlich Willkommen im IWS-FIBU Benutzerhandbuch!

Hier finden Sie alle relevanten Informationen zur neuen IWS-FIBU Kontenverwaltung. Diese löst die langjährige FIBU-Kontenverwaltung über die Artikel ab.

Bisher war man auf maximal 3 Konten (Inland, EU, EU-Ausland) im Erlös und Aufwand eingeschränkt. Mit der neuen Kontenverwaltung lassen sich nun beliebig viele Sonderkonten für Warengruppen bzw. Artikel (wie etwa Reverse Charge, Bauleistung, etc.) setzen.

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie die neu Schnittstelle administrieren und anschließend in IWS verwalten.

# Administration FIBU-Kontenplan

In der IWS-Administration finden Sie in der Sektion "Vorgangswesen" den Menüpunkt "FIBU-Kontenplan". Sobald Sie auf diesen Menüpunkt klicken gelangen Sie in die Administration der IWS-Kontenverwaltung.

Diese ist in drei Registerkarten unterteilt:

• FIBU-KONTENPLAN
• FIBU-BUCHUNGSART
• FIBU-VGKREIS

Diese Registerkarten werden in den folgenden Unterkapiteln näher erläutert.

# Registerkarte FIBU-KONTENPLAN

Auf dieser Registerkarte setzen Sie die Buchungskonten für Erlös und AUfwand. Diese ordnen Sie einem Kontenplan zu.

Die Tabelle FIBU-Kontenplan gliedert sich in folgende Spalten:

• ID: Dabei handelt es sich um eine technische ID, die vom System vergeben wird.
• KontoNr: Hier geben Sie die Kontonummer für die Buchaltung ein.
• Gruppe: In dieser Spalte legen Sie fest, ob es sich um Erlös- bzw. Aufwandskonto handelt.
• Bezeichnung: In dieser Spalte geben Sie eine freie Bezeichnung für das Buchungskonto an.
• Buchungsart: Hier wählen Sie die gewünschte Buchungsart aus. Die Buchungsarten werden in der Registerkarte 'FIBU-Buchungsart' definiert.
• Kontenplan: In dieser Spalte schreiben Sie die Bezeichnung des jeweiligen Kontenplans. Wichtig - es muss zumindest einen Kontenplan mit der Bezeichnung 'Standard' existieren!
• Details: Diese Spalte befüllen Sie, wenn Sie eine Kontonummer für einen bestimmten Artikel festlegen möchten. Geben Sie dann einfach die gewünschte Artikelnummer ein.

Die Ermittlung eines Buchungskontos erfolgt auf vier Varianten:

• Artikel: Wenn Sie einem Artikel eine eigene Kontonummer zuweisen, dann wird diese verwendet. Um eine Kontonummer für einen Artikel zuzuweisen, schreiben Sie diese in das Feld Detail.

• Warengruppe: Sofern für einen Artikel keine aber für eine Warengruppe eine eigene Kontonummer gesetzt ist, so wird diese für die Buchhaltung herangezogen.

• Kontenplan: Wenn keine eigene Kontonummer für einen Artikel bzw. für eine Warengruppe gesetzt wurde, dann wird die Kontonummer aus dem Kontenplan ermittelt. Dies ist grundsätzlich die Regel.

• Lieferart: Darüber hinaus setzen Sie hier die Kontonummern für die diversen Lieferarten. Damit die Lieferarten in IWS gesetzt werden können, müssen Sie die Bezeichnung 'Lieferart-' 1 bis x verwenden.

Kontenplan filtern: Über das Feld 'KTO-Plan' lässt sich die Liste der Kontenpläne auf den gesuchten Kontenplan / Warengruppe filtern.

Kontenplan kopieren: Es lassen sich x-beliebig viele Kontenpläne erstellen, die sich in den einzelnen Kontonummern unterscheiden. Zur Vereinfachung können Sie bestehende Kontenpläne in einen neuen Kontenplan kopieren. Dies funktioniert, indem Sie im Feld 'Kontenplan-Neu' die Bezeichnung für den neuen Kontenplan eingeben und im Feld 'kopieren von' den Kontenplan auswählen, den sie kopieren möchten. Danach drücken Sie auf die Schaltfläche 'Kontenplan kopieren' und der neue Kontenplan wird angelegt.

Suchfilter aktualisieren: Über diese Schaltfläche lassen sich die Drop-Down-Listboxen aktualisieren, sofern eine neue Buchungsart / ein neue Kontenplan eingefügt wurde.

# Registerkarte FIBU-BUCHUNGSART

Auf dieser Registerkarte legen Sie die jeweiligen Buchungsarten für die einzelnen Buchhaltungssysteme fest. Die Bunchungsarten werden hier zentral für die komplette IWS-FIBU 2020 definiert.

Die Tabelle FIBU-BUCHUNGSART gliedert sich in folgende Spalten:

• ID: Dabei handelt es sich um eine technische ID, die vom System vergeben wird.
• Buchungsart: Hier definieren Sie die gewünschte Buchungsart für die jeweilige Buchhaltungssoftware. Die Buchungskonten für die Buchungsart setzen Sie in der Registerkarte 'FIBU-Kontenplan'.
• Buchhaltung: In dieser Spalte schreiben Sie die Bezeichnung Buchhaltungssoftware für die Sie einen Buchungsart festlegen möchten (IWS gibt die Basisbuchungsarten für BMD, RZL und SCLine bereits vor).
• Parameter: Abhängig von der Buchhaltungssoftware müssen eventuell zusätzliche Parameter gesetzt werden. Für BMD legen Sie in dieser Spalte die Steuercodes fest. Der erste Parameter beschreibt den Steuercode für Erlös- und der zweite Parameter für Aufwandskonten. Die Parameter sind mit einem Semikolon zu Trennen.
• Keine MWST: In dieser Spalte legen Sie fest, ob es sich um eine Buchungsart mit bzw. ohne MWST handelt.
• Kein EU-Land: In der letzen Spalte definieren Sie, ob es sich um ein EU-Ausland handelt.

# Registerkarte FIBU-VGKREIS

Auf der letzen Registerkarte legen Sie den jeweiligen Standardkontenplan und Standardbuchungsart für die diversen Vorgangbelegskreise fest.

Diese Kontenpläne und Buchungsarten werden als Standard bei einer Vorgangsneuanlage im jeweiligen VG-Kreis gesetzt.

# Kontenplan in Warengruppen

Die neue IWS-FIBU Kontenverwaltung wirkt sich bei der Administration der Warengruppen die Spalten mit den Buchhaltungskonten (Erlös und Aufwand für Inland/EU/Ausland) durch die Spalte 'FIBU-Kontenplan' abgelöst wurde. Hier wählen Sie einfach den gewünschten FIBU-Kontenplan aus. Das Feld ist mit dem Standardkontenplan vorbelegt.

Die FIBU-Kontenpläne werden in der Verwaltungsmaske FIBU-Kontenplan auf der ersten Registerkarte definiert.

# Verwaltung FIBU-Kontenplan in IWS

Ziel der neuen FIBU Kontenverwaltung ist die automatische Ermittlung der richtigen Buchungskonten der Vorgänge für den FIBU-Export. Dazu muss in der Adresse bzw. im Vorgang eine Buchungsart ausgewählt werden.

# FIBU-Buchungsart bei Adresse

In der Adresse im Bereich 'Vorgangswesen' können Sie ab nun einfach in der Sektion 'Steuer & Buchhaltung' die gewünschte Standardbuchungsart definieren.

Die bisherigen Felder

• Inland
• EU
• Ausland
• Keine MWST

wurden durch das Dropdown-Listenfeld abgelöst.

# FIBU-Buchungsart bei Vorgang

Beim Erstellen des Vorgangs wird die zu setzende Buchungsart grundsätzlich aus der zugehörigen Adresse ermittelt. Sollte die Adresse keine Buchungsart hinterlegt haben, so wird die Buchungsart über den Standardkontenplan aus dem VG-Kreis festgestellt. Die gesetzte Buchungsart finden Sie im Vorgang in der Sektion 'Vorgangsdaten' in der rechten, unteren Ecke.

Die Buchungsart lässt sich jederzeit über den Menüpunkt 'Buchungsart ändern' im Vorgang setzen. Sobald Sie auf diesen Menüpunkt klicken erscheint ein Dialogfenster.

Hier bestätigen Sie noch einmal, dass Sie die Buchungart ändern möchten und Sie gelangen zu einem weiteren Dialogfenster.

Dort wählen Sie die gewünschte Buchungsart aus und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Weiter'. Damit haben Sie die Buchungsart für diesen Vorgang geändert.

# Export der FIBU-Daten

In der Sektion "Datentransfer & Tools" finden Sie die neue FIBU-Schnittstelle unter dem Namen IWS FIBU Exort 2020.

Sie können Ihre Daten für folgende Buchhaltungssysteme exportieren:

• BMD
• RZL
• SCline

Die Schnittstelle gliedert sich grundsätzlich in zwei Bereiche:

• einen allgemeinen Bereich
• einen spezifischen Bereich abhängig von der gewählten Buchhaltungssoftware.

Im allgemeinen Bereich finden Sie folgende Felder:

• Buchhaltung: Im ersten Feld wählen Sie die Buchhaltungssysteme aus. Abhängig von der gewählten Software ändern sich die Optionsmöglichkeiten im spezifischen Bereich.
• Datum von und bis: In der zweiten Zeile legen Sie den Exportzeitraum über die Felder 'Datum von' und 'Datum bis' fest.
• Exportart: Hier definieren Sie, welche Daten Sie exportieren möchten. Entweder Erlöskonten oder Aufwandskonten oder Erlös- und Aufwandskonten.
• Exportpfad: In diesm Feld legen Sie den Pfad fest, wohin Ihre Daten exportiert werden sollen.

Die Softwarespezifischen, zusätzlichen Exportoptionen werden in den nächsten Kapiteln erläutert.

# BMD

Die Exportfunktion für BMD bietet zwei Exportformate:

• NTCS
• BMD 5.5

Diese wählen Sie aus, indem Sie den gewünschten Radiobutton auswählen.

Darüber hinaus gibt es für den BMD-Export drei weitere Optionen:

• Alle Daten ohne Einschränkung des Übertragungskennzeichens: Wenn Sie diese Option auswählen, dann werden für den gewählten Zeitraum alle Daten exportiert auch wenn diese bereits einmal exportiert wurden.
• Eingang BestNR = externe BelegNr: Bei Anwahl dieser Option wird die Eingangsbestellnummer in den Exportdaten durch die externe Belegnummer ersetzt.
• Buchungstext=Adressname1: Sofern Sie diese Option aktivieren, wird der erstellte Standardbuchngstext durch das Feld 'adressname1' ersetzt.

# RZL

Ist noch nicht implementiert.

# SC-Line

Hier kann die vorhandene Schnittstelle verwendet werden!